K problematice řízení technické dokumentace při realizaci velkých projektů

V praxi je stále běžnější, že vznikající projektová dokumentace a její změny putují mezi projektanty a výrobci elektronickou poštou. Tento způsob řízení a distribuce změn je sice poměrně rychlý, ale ukázal se z mnoha důvodů nevhodným. Jeho největší nevýhodou je nespolehlivost. Problémem je, že každá zúčastněná firma musí spravovat svoji verzi dokumentace. Tím se násobí zdroje chyb a zvyšují se náklady. Zasílání velkých objemů dokumentace navíc naráží na omezení velikosti příloh v e-mailové komunikaci.

Zavedením centrální správy on-line dostupné dokumentace lze většinu problémů odstranit. Dokumenty jsou spravovány přímo v centrálním úložišti, čímž odpadají pochybnosti o platnosti používané dokumentace na straně projektantů i výrobců a dodavatelů. Distribucí přes centrální „úložiště“ dokumentace odpadá i většina administrativy s předáváním nových verzí.
 

Systém byl využitý i v případě výstavby
zinkovny v Košicích

SYSTÉM PRO SPRÁVU DOKUMENTŮ IS ALeX
Příkladem progresivního řešení v této oblasti může být zkušenost firmy Excon, která v posledních letech spolupracovala na několika velkých stavbách. Šlo o roli projektanta, subdodavatele i generálního projektanta nebo dodavatele. Specialisté firmy měli možnost důkladně se seznámit s řadou přístupů k řešení centrální správy projektové dokumentace od jednoduchých nezabezpečených nástrojů (sdílení souborů na FTP serveru) až po komplexní softwarové produkty. Žádný z těchto nástrojů plně nevyhovoval požadavkům, a proto byl vyvinut firemní systém pro správu dokumentů – IS ALeX.

K základním požadavkům na centrální systém správy projektové dokumentace firma přiřadila a do systému IS ALeX implementovala:

• správu dokumentů a jejich verzí,
• správu rozšiřujících informací o dokumentech a verzích,
• správu agend (záznamů bez dokumentů),
• on-line přístup přes webové rozhraní prostřednictvím standardního prohlížeče a bez nutnosti instalovat další software,
• řízení přístupových práv,
• hromadné akce (vložení/stažení více dokumentů najednou).

KONKRÉTNÍ ZKUŠENOST Z PRAXE – ZINKOVNA V KOŠICÍCH
Nasazení IS ALeX usnadnilo řízení projektové dokumentace od menších projektů až po velké stavby typu zinkovny US Steel Košice s více než 3 500 t ocelových konstrukcí. Zde bylo nutné zpracovat projekt, výrobní dokumentaci a zároveň zajistit výrobu a montáž – to vše v průběhu pěti měsíců za účasti dvaceti subjektů. Systém ALeX našel pozitivní odezvu i u partnerů, kteří dokumentaci sdílejí. Přehlednost a snadný přístup zjednodušil a zrychlil komunikaci s nimi. Ukázalo se, že vlastnictví systému ALeX je i konkurenční výhodou při nabídkovém řízení na projektování a dodávku ocelových konstrukcí, kdy investor požaduje průběžnou kontrolu aktuálního stavu dokumentace. Zcela odpadají pochybnosti, kdy měl výrobce nebo dodavatel příslušnou verzi dokumentu k dispozici.
 

Schéma ocelové konstrukce haly v Košicích

VÝHODA PŘI NABÍDKOVÉM ŘÍZENÍ – TYPICKÝ SCÉNÁŘ
Typický scénář využití IS ALeX ve velkém projektu vypadá následovně: generální projektant, resp. dodavatel, definuje strukturu složek, do kterých se budou ukládat jednotlivé technické dokumenty. Nadefinuje údaje, které se mají vyplňovat a zobrazovat u jednotlivých dokumentů a nastaví přístupová práva pro zúčastněné uživatele (např. výrobce jednotlivých částí konstrukce). Projektanti do těchto složek umísťují hotové části projektové dokumentace, čímž je ihned zpřístupňují ostatním oprávněným uživatelům systému. Výrobci tak mají okamžitý přístup k aktuální verzi dokončené dokumentace.

Ze snadného přístupu k dokumentaci může profitovat i generální dodavatel, jehož pracovníci mohou s využitím notebooku připojeného k mezinárodní počítačové síti kontrolovat výrobu a montáž na staveništi. IS ALeX udržuje informace o dokumentech a jejich verzích. Správce složky určuje, které se mají o dokumentech ve složce evidovat. Např. u složky s technickou dokumentací se udržují informace o autorovi výkresu, ale u zápisu z kontrolního dne např. datum, kdy se konal.

Popis dokumentů je tedy konfigurovatelný a lze ho libovolně rozšiřovat podle toho, jak to jednotlivé typy dokumentů dané zakázky vyžadují. O každém souboru se navíc automaticky udržují i systémové informace včetně data vložení do systému.

To je výhodou pro výrobce, kteří si mohou stáhnout pouze dokumenty změněné k určitému datu. Historie dat verzí jednotlivých souborů slouží i jako důležitý podklad pro jednání při ukončení a vyhodnocení zakázky a pro jasné stanovení zodpovědnosti za případné vzniklé problémy při realizaci.

Celý nezkrácený článek naleznete v aktuálním čísle časopisu KONSTRUKCE 4/2006.

Autor

• Ing. Janata Vladimír